File Excel quản lý cho thuê xe: mẫu miễn phí và khi nào nên chuyển sang phần mềm
Đăng ngày 06/10/2026 · Carify
Phần lớn tiệm cho thuê xe máy và ô tô tự lái bắt đầu bằng sổ tay hoặc Excel. Excel đủ dùng khi tiệm nhỏ, miễn là file được thiết kế để tự tính tiền và tự báo khi đặt trùng xe. Bài này cho bạn một file mẫu như vậy, cách dùng, và dấu hiệu cho thấy đã đến lúc Excel không theo kịp.
File .xlsx thường, không có macro, mở được bằng Excel, Google Trang tính hoặc WPS.
File mẫu có gì
| Sheet | Dùng để | Tự tính |
|---|---|---|
| Danh sách xe | Mỗi xe một dòng: biển số, loại xe, dòng xe, giá thuê/ngày, hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm | Tô đỏ giấy tờ còn dưới 30 ngày |
| Đơn thuê | Mỗi lượt thuê một dòng: khách, biển số, ngày nhận, ngày trả, phụ thu, giảm giá, đã thu, cọc | Số ngày, giá theo biển số, tổng tiền, còn nợ, báo TRÙNG khi một xe có 2 đơn chồng ngày |
| Sổ quỹ | Mỗi khoản thu, chi một dòng: nhận cọc, tiền thuê, phụ thu, hoàn cọc, chi sửa xe | Tồn quỹ cộng dồn |
Cách dùng trong 4 bước
- Xóa các dòng mẫu (chữ xám) ở cả 3 sheet.
- Nhập đội xe vào sheet Danh sách xe. Biển số phải viết giống hệt nhau ở mọi sheet thì công thức mới tra được giá.
- Mỗi khi khách đặt, thêm một dòng ở Đơn thuê. Nếu cột "Trùng lịch?" hiện TRÙNG, xe đó đã có khách trong khoảng ngày này.
- Mỗi khoản tiền vào, ra, ghi một dòng ở Sổ quỹ. Cuối ngày đếm tiền mặt, so với cột Tồn quỹ.
Mẹo: đừng gõ đè lên cột có công thức (Số ngày, Giá/ngày, Tổng, Còn nợ, Tồn quỹ). Gõ đè là file không tự tính nữa, và rất khó phát hiện.
Excel đủ dùng khi nào
- Dưới khoảng 10 xe, một người nhận đơn và giữ file.
- Khách chủ yếu thuê theo ngày, ít gia hạn hay đổi xe giữa chừng.
- Chủ tiệm có mặt hầu hết thời gian để tự giao, nhận xe.
5 dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm
- Hai người cùng nhận đơn. Excel không khóa xe khi người kia đang đặt. Hai nhân viên mở hai bản file là đặt trùng xe mà công thức không biết.
- Tranh cãi vết xước, mức xăng, số km. Excel không giữ ảnh bàn giao và chữ ký khách. Không có bằng chứng thì giữ cọc là mất khách.
- Quỹ cuối ngày lệch mà không tìm ra. Sổ quỹ trong Excel không gắn chặt với đơn; ghi thiếu một dòng hoàn cọc là lệch.
- Mở thêm chi nhánh. Mỗi nơi một file, chủ phải gộp tay mới biết doanh thu.
- Không trả lời được "xe nào lời nhất". Muốn biết tỷ lệ lấp đầy, chi phí sửa chữa từng xe thì phải làm thêm nhiều bảng phụ.
Carify khác Excel ở đâu
Carify là phần mềm quản lý cho thuê xe máy và ô tô tự lái. Những việc file mẫu ở trên làm bằng công thức, Carify làm sẵn và chặt hơn:
- Lịch xe chặn đặt trùng ngay lúc tạo đơn, dù nhiều nhân viên cùng làm.
- Giao xe có ảnh 4 góc, số km, mức xăng; khách ký hợp đồng trên điện thoại.
- Cọc, tiền thuê, phụ thu, hoàn cọc tự vào sổ quỹ; kiểm quỹ biết lệch ở đơn nào.
- Cảnh báo hạn đăng kiểm, bảo hiểm; báo cáo lợi nhuận và lấp đầy theo từng xe.
Xem thêm phần mềm cho thuê xe máy và phần mềm cho thuê ô tô tự lái.
Thử Carify với đội xe của bạn
Dùng thử đủ tính năng trong 30 ngày, không cần thẻ.