Mẫu biên bản bàn giao xe cho thuê (tải Word): 9 mục không được thiếu

Đăng ngày 07/10/2026 · Carify

Biên bản bàn giao xe cho thuê là tờ giấy ghi lại chiếc xe trông thế nào lúc giao và lúc nhận lại. Các mẫu trên mạng thường viết cho mua bán xe hay giao xe cho nhân viên. Bài này viết riêng cho đơn vị cho thuê xe máy và ô tô tự lái: ghi gì, chụp gì, và đối chiếu thế nào để khỏi cãi nhau khi khách trả xe.

File Word 2 trang: trang 1 là biên bản giao xe, trang 2 là biên bản nhận lại xe. Mở được bằng Word, Google Docs hoặc WPS. Đây là mẫu tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.

Khi nào phải lập biên bản bàn giao xe cho thuê

Lập hai lần cho mỗi lượt thuê:

• Lúc giao xe: ghi tình trạng xe trước khi khách rời đi.
• Lúc nhận lại xe: ghi lại tình trạng, rồi đặt cạnh biên bản giao để so.

Thiếu một trong hai thì không có gì để so. Khách nói "xe đã xước sẵn", bạn không có bằng chứng ngược lại. Và ngược lại, nếu bạn không ghi vết xước cũ lúc giao, bạn sẽ không đòi được vết mới lúc trả.

9 mục không được thiếu

1. Hai bên: tên đơn vị cho thuê, tên khách, số điện thoại, số CCCD hoặc hộ chiếu, số giấy phép lái xe và hạng.
2. Xe: biển số, loại xe, màu, số khung, số máy.
3. Ngày giờ giao và ngày giờ hẹn trả. Giờ trả thực tế ghi thêm ở biên bản nhận.
4. Số km trên đồng hồ. Đây là căn cứ tính phí vượt km. Chụp luôn đồng hồ.
5. Mức xăng (xe điện: mức pin). Ghi theo nấc 0%, 25%, 50%, 75%, 100% cho dễ đối chiếu.
6. Tình trạng thân vỏ: từng vị trí ghi "bình thường" hoặc mô tả vết cụ thể (vị trí, kích thước). Đừng ghi chung chung "xe bình thường".
7. Phụ kiện và giấy tờ đi kèm xe: chìa khóa, cà vẹt, bảo hiểm, mũ bảo hiểm, áo mưa, dụng cụ.
8. Giấy tờ khách để lại và tiền cọc: giữ giấy tờ gì, cọc bao nhiêu, hình thức nào.
9. Chữ ký hai bên và mỗi bên giữ một bản.

File mẫu ở trên đã có đủ 9 mục này, chỉ việc in ra và điền.

Chụp 4 góc, ghi km và xăng: để khỏi cãi nhau lúc trả xe

Giấy chỉ ghi được chữ. Tranh cãi về vết xước thì cần hình. Cách làm gọn:

• Chụp 4 góc: trước, sau, trái, phải. Thêm ảnh gần với mọi vết xước, móp đã có.
• Chụp đồng hồ để có cả số km lẫn mức xăng.
• Cho khách xem ảnh ngay lúc giao rồi mới ký. Khách đã thấy thì khó nói lại.
• Đặt tên ảnh theo mã đơn hoặc biển số, lưu theo ngày. Mấy tuần sau bạn vẫn tìm ra.

Lúc nhận lại xe: đối chiếu với biên bản giao

Đừng nhận xe theo trí nhớ. Mở biên bản giao ra và đi qua từng dòng:

1. Số km: trừ số km lúc giao, ra số km đã chạy. Số km lúc trả không thể nhỏ hơn lúc giao. Nếu nhỏ hơn, có chuyện bất thường.
2. Mức xăng: so với lúc giao, thiếu thì tính phụ thu theo bảng giá bạn đã báo trước.
3. Thân vỏ: chụp lại 4 góc, so với ảnh lúc giao. Vết có trong biên bản giao thì không tính. Chỉ ghi vết mới.
4. Phụ kiện: đủ như lúc giao chưa.
5. Giờ trả: trễ thì tính phí trễ theo quy định của đơn vị.
6. Quyết toán: tiền thuê, phụ phí, trừ cọc, rồi trả lại giấy tờ cho khách.

Hao mòn bình thường (bụi, trầy nhẹ do sử dụng thường ngày) khác với hư hại do va quệt. Hãy ghi sẵn cách bạn phân biệt hai loại này trong hợp đồng thuê để hai bên cùng biết từ đầu.

5 lỗi hay gặp khi lập biên bản

• Quên ghi số km. Sau đó không tính được phí vượt km.
• Ghi "xe bình thường". Không có chi tiết thì không đối chiếu được.
• Khách chưa ký đã lấy xe. Biên bản một bên là biên bản yếu.
• Chỉ lập biên bản giao, quên biên bản nhận. Có mốc đầu mà không có mốc cuối.
• Không giữ bản của mình. Giấy thất lạc, ảnh nằm lẫn trong điện thoại nhân viên đã nghỉ.

Biên bản giấy và biên bản trên điện thoại

Giấy rẻ và dùng được ngay. Nhưng khi đơn vị có nhiều xe và nhiều nhân viên, giấy bắt đầu lộ điểm yếu: nhân viên quên điền, ảnh và giấy nằm ở hai nơi, tìm lại biên bản cũ mất cả buổi.

Phần mềm quản lý cho thuê xe Carify làm các bước này ngay trên điện thoại, mỗi bước một việc:

• Giao xe: chụp 4 ảnh bắt buộc (trước, sau, trái, phải) và ảnh đồng hồ nếu muốn, nhập số km, chọn mức xăng, đánh dấu từng mục trong checklist là Tốt hoặc Có vấn đề (mục có vấn đề phải ghi chú).
• Khách ký bằng ngón tay ngay trên màn hình. Chưa ký thì chưa hoàn tất giao xe.
• Nhận xe: mỗi góc ảnh hiện ảnh lúc giao ngay cạnh để so. Hệ thống không cho nhập số km nhỏ hơn lúc giao, và tự tính sẵn phí trả trễ, phí vượt km theo cài đặt của bạn.
• Biên bản gắn với đơn thuê, mở lại từ chi tiết đơn bằng nút Xem biên bản.

Đang dùng Excel để theo dõi đơn? Xem thêm file Excel quản lý cho thuê xe (tải mẫu miễn phí) và cách quản lý tiệm cho thuê xe máy. Chủ đơn vị ô tô tự lái xem phần mềm cho thuê xe tự lái.